Traduction libre de l’article “Maker’s Schedule, Manager’s Schedule” écrit par Paul Graham en 2009. À l’époque, j’étais programmeur, et étais plutôt insatisfait de la quantité de réunions qu’on m’imposait dans le cadre de mon travail. C’est en cherchant ce qui se faisait ailleurs, et comment réconcilier mon horaire de celui des gestionnaires que je suis tombé sur ce texte, qui pour moi, résonnait immensément avec ma situation, et l’impact que les réunions avaient sur mon travail.

Traduction de l’article :

Horaire du créateur, horaire du gestionnaire

L’une des raisons pour lesquelles les programmeurs n’aiment pas tellement les réunions est qu’ils travaillent selon un type d’horaire différent des autres. Les réunions leur coûtent plus cher.

Il existe deux types d’horaire, que j’appellerai l’horaire du gestionnaire et celui du créateur. L’horaire du gestionnaire est pour les patrons. Il est incarné dans le calendrier de rendez-vous traditionnel, chaque jour étant découpé en intervalles d’une heure. Vous pouvez bloquer plusieurs heures pour une seule tâche si vous en avez besoin, mais par défaut, vous modifiez ce que vous faites toutes les heures.

Lorsque vous utilisez le calendrier de gestionnaire, faire une rencontre représente une logistique simple : Trouvez un créneau disponible dans votre emploi du temps, réservez-le et vous avez terminé.

Les personnes les plus puissantes au monde gèrent leur temps à la façon des gestionnaires. C’est le calendrier des dirigeants. Mais il y a une autre façon de gérer son temps, qui est courante chez les gens qui font un travail créatif, comme les programmeurs et les écrivains. Ils préfèrent généralement utiliser le temps en unités d’une demi-journée au moins. Vous ne pouvez pas bien écrire ou bien programmer en unités d’une heure. C’est à peine assez de temps pour commencer.

Lorsque vous travaillez selon le calendrier du créateur, les réunions sont un désastre. Une seule réunion peut souffler un après-midi entier, en le divisant en deux morceaux trop petits pour faire quelque chose de concret. De plus, vous devez vous rappeler d’aller à la réunion. Ce n’est pas un problème pour quelqu’un sur le calendrier du gestionnaire. Il y a toujours quelque chose qui arrive l’heure suivante; la seule question est quoi. Mais la personne sur le calendrier du créateur qui a une réunion doit y penser.

Pour quelqu’un sur le calendrier du créateur, avoir une réunion, représente une interruption indésirable. Cela ne vous fait pas simplement passer d’une tâche à une autre; cela change le mode dans lequel vous travaillez.

Je trouve qu’une réunion peut parfois affecter une journée entière. Une réunion souffle généralement au moins une demi-journée, en rompant un matin ou un après-midi. Mais en plus il y a parfois un effet en cascade. Si je sais que l’après-midi va être interrompu, je suis un peu moins susceptible de commencer quelque chose d’ambitieux le matin. Je sais que cela peut sembler hypersensible, mais si vous êtes un créateur, pensez à votre propre cas. Ne rêvez-vous pas à l’idée d’avoir une journée entière libre pour travailler, sans rendez-vous du tout? Eh bien, cela signifie que votre état d’esprit est affecté en conséquence lorsque vous êtes constamment interrompu. Et les projets ambitieux sont par définition proches des limites de votre capacité. Une petite baisse de moral suffit pour les tuer.

Chaque type d’horaire fonctionne bien par lui-même. Des problèmes surviennent lorsqu’ils se rencontrent. Étant donné que les personnes avec le plus de pouvoir fonctionnent selon le calendrier du gestionnaire, elles sont en mesure de faire résonner tout le monde à leur fréquence si elles le souhaitent. Mais les gestionnaires les plus futés prennent des précautions et tentent de réduire les interruptions, s’ils savent que certaines des personnes qui travaillent pour eux ont besoin de longues périodes de temps pour travailler.

[2 paragraphes supprimés qui étaient trop spécifiques à la situation de l’auteur original]

Comment pouvons-nous se synchroniser avec les gestionnaires et autres personnes selon l’horaire du gestionnaire sans casser nos journées? En utilisant une méthode classique pour simuler l’horaire du gestionnaire à l’intérieur de l’horaire du créateur. Plusieurs fois par semaine, je mets de côté une partie du temps pour rencontrer les gestionnaires/autres personnes externes. Ces fenêtres de temps sont à la fin de ma journée de travail, et j’ai indiqué dans mon calendrier quelles sont les périodes disponibles, pour garantir que mes rendez-vous sont en fin de journée. Parce qu’elles arrivent en fin de ma journée, ces réunions ne sont jamais une interruption. Les jours les plus occupés, les heures de bureau deviennent parfois si longues qu’elles compriment la journée, mais ils elles ne l’interrompent jamais.

Lorsque nous travaillions sur notre propre startup, dans les années 90, j’ai développé une autre astuce pour partitionner la journée. J’avais l’habitude de programmer du dîner jusqu’à 3 heures du matin tous les jours, car la nuit, personne ne pouvait m’interrompre. Ensuite, je dormais jusqu’à environ 11 heures du matin, et j’entrais et je travaillais jusqu’au dîner sur ce que j’appelais des “affaires”. Je n’y ai jamais pensé en ces termes, mais en fait, j’avais deux jours de travail par jour, un sur l’horaire du gestionnaire et un sur l’horaire du créateur.

Lorsque vous travaillez selon le calendrier du gestionnaire, vous pouvez faire quelque chose que vous ne voudriez jamais faire en utilisant l’horaire du créateur: vous pouvez avoir des réunions d’exploration sans que l’objectif soit prédéterminé, par exemple pour faire connaissance avec un partenaire d’affaire potentiel. Si vous avez un emplacement vide dans votre emploi du temps, pourquoi pas? Il se peut que vous vous aidiez les uns les autres d’une manière ou d’une autre.

Les gens d’affaires de la Silicon Valley (et du monde entier d’ailleurs) ont des réunions d’exploration tout le temps. Ils sont effectivement gratuits si vous êtes sur le calendrier du manager. Ils sont si courants qu’il y a un langage distinctif pour les proposer: dire que vous voulez « prendre du café », par exemple.

Les réunions d’exploration sont terriblement coûteuses si vous êtes sur le calendrier du créateur, cependant. Ce qui nous met dans une situation difficile. Tout le monde suppose que, comme les autres investisseurs, nous suivons le calendrier du gestionnaire. Ils nous présentent donc quelqu’un qu’ils pensent que nous devrions rencontrer ou nous envoient un e-mail nous proposant de prendre un café. À ce stade, nous avons deux options, aucune d’elles n’est bonne: nous pouvons les rencontrer et perdre une demi-journée de travail; ou nous pouvons essayer d’éviter de les rencontrer, et probablement les offenser.

Jusqu’à récemment, nous ne savions pas clairement dans quelle mesure nous étions à l’origine du problème. Nous avons simplement pris pour acquis que nous devions soit faire sauter nos horaires ou offenser les gens. Mais maintenant que j’ai réalisé ce qui se passe, il y a peut-être une troisième option: écrire quelque chose expliquant les deux types de calendrier. Peut-être qu’à terme, si le conflit entre le calendrier du gestionnaire et celui du créateur commence à être plus largement compris, il deviendra moins problématique.

Ceux d’entre nous sur le calendrier du créateur sont prêts à faire des compromis. Nous savons que nous devons tenir un certain nombre de réunions. Tout ce que nous demandons à ceux qui figurent sur le calendrier du gestionnaire, c’est qu’ils comprennent le coût.